Audit Kesediaan Autonomi Universiti

Ke Arah Universiti Berkualiti 

Tahun 2011 membuka lembaran baru kepada sejarah Universiti Teknologi Malaysia (UTM) apabila dipilih oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) untuk melalui Audit Kesediaan Autonomi Universiti. Autonomi Universiti adalah sebahagian daripada Pelan Strategik Pengajian Tinggi Negara (PSPTN) di bawah Projek Agenda Kritikal (CAP) Tadbir Urus Institusi. Status Universiti Berautonomi adalah prasyarat pencapaian wawasan menjadikan UTM sebuah Universiti Penyelidikan berasaskan keusahawanan. Unit Kualiti Universiti (UKU) dipertanggungjawabkan untuk menjadi urus setia dalam penyelarasan kerja empat bidang autonomi, iaitu Tadbir Urus Institusi, Pengurusan Kewangan dan Penjanaan Kekayaan, Pengurusan Modal Insan, serta Tadbir Urus Akademik. Demi memastikan kelancaran dan kejayaan audit, beberapa siri bengkel pemantapan dan pendokumentasian dilaksanakan. Ini termasuk LPU Retreat yang diadakan pada 21-22 Mei 2010 di Tropicale, Bukit Tinggi, Pahang, yang melibatkan Lembaga Pengarah Universiti bersama pengurusan tertinggi universiti. Audit Kesediaan Autonomi telah Berjaya dilaksanakan oleh Panel Auditor daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) bagi pihak Kementerian Pengajian Tinggi dari 15-17 Ogos 2011.

Kuasa Autonomi diberi kepada sesebuah universiti bagi tujuan menjadikannya sebagai institusi berinovasi dan berdaya saing yang merangkumi empat bidang, iaitu Tadbir Urus Institusi, Pengurusan Kewangan, dan Penjanaan Kekayaan, Pengurusan Modal Insan serta Tadbir Urus Akademik. Dengan pemberian kuasa autonomi, universiti mempunyai peluang dan kuasa secukupnya untuk membuat keputusan bagi memastikan institusi mencapai kecemerlangan dalam semua aspek. Bagi maksud tersebut, tiga bidang autonomi di UTM iaitu Tadbir Urus Institusi, Pengurusan Modal Insan, dan Tadbir Urus Akademik diketuai oleh Pendaftar, manakala Pengurusan Kewangan dan Penjanaan Kekayaan diketuai oleh Bendahari. Berdasarkan Laporan Interim yang diterima daripada Panel Auditor yang dilantik oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), jumlah Amalan Terbaik yang direkodkan adalah sebanyak 59, manakala Pengukuhan sebanyak 97.

Tadbir Urus Institusi diaudit berdasarkan dua kategori utama iaitu peranan dan tanggungjawab Lembaga Pengarah Universiti dan struktur Lembaga Pengarah Universiti. Sepanjang audit berlangsung, Lembaga Pengarah Universiti (LPU) menunjukkan komitmen yang sangat tinggi dengan kehadiran dan kesediaan mereka untuk diaudit. Panel Auditor juga menyifatkan perkara yang sama apabila komitmen tinggi yang ditunjukkan diterjemahkan sebagai salah satu Amalan Terbaik

melalui penyertaan perbincangan mereka di dalam program yang berkaitan hala tuju strategik dan aspirasi Universiti. Begitu juga dengan penglibatan LPU dalam memberi input terhadap pindaan visi dan misi Universiti serta Perancangan UTM ke arah Universiti Penyelidikan Bertaraf Dunia pada tahun 2020. Portal LPU yang diwujudkan pula memudahkan aliran maklumat kepada ahli LPU dan telah menghasilkan system penyampaian yang lebih efektif. Hasil daripada auditan, Tadbir Urus Institusi mencatatkan 11 Amalan Terbaik dan 23 Pengukuhan. Ini menunjukkan kesediaan Universiti dalam membuat dan melaksanakan keputusan sendiri, berdasarkan sistem tadbir urus yang cekap dan akauntabiliti yang tinggi untuk mencapai matlamat Universiti dan pembangunan negara.

Pengurusan Kewangan dan Penjanaan Kekayaan diaudit merangkumi dasar, peraturan dan prosedur untuk pengurusan kewangan dan pelestarian; perancangan, kawalan, pelaporan, dan pemantauan kewangan; serta penjanaan dana dan kekayaan. Panel Auditor mendapati sistem pengurusan kewangan Universiti adalah memuaskan dan dilaksana berdasarkan Peraturan Kewangan dan Perakaunan UTM yang diluluskan oleh LPU. Selain itu, Polisi Perbelanjaan Berhemat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari sebagai panduan untuk mengurangkan perbelanjaan awam dengan pelbagai usaha penjimatan telah dilakukan adalah selari dengan objektif strategik universiti berkenaan Prudent Resource Management. Banyak usaha telah dilakukan ke arah penjimatan dan telah menunjukkan hasil apabila UTM menjadi satu-satunya IPTA yang telah Berjaya merangkul anugerah Energy Management Gold Standard oleh ASEAN Energy Management Award Scheme (AEMAS) pada 19 Julai 2011. Amalan Terbaik lain seperti penubuhan tabung endowmen dilihat dapat menyumbang kepada kesejahteraan Universiti. Secara ringkasnya, berdasarkan penemuan audit, sebanyak 10 amalan terbaik dan 41 pengukuhan diperolehi. Ini menunjukkan keupayaan Universiti dalam membuat semua keputusan berkaitan pengurusan kewangan dan penjanaan kekayaan dengan akauntabiliti dan integriti yang tinggi dengan disokong oleh system governan yang telus.

Pengurusan Modal Insan pula diaudit meliputi tiga kategori utama iaitu penjajaran aktiviti pengurusan sumber manusia kepada matlamat strategik UTM, menarik dan mengekalkan bakat dan pembangunan kepimpinan Universiti. HR Resource Blueprint for Transforming UTM into a World Class University

menjadi kekuatan kepada keseluruhan pengurusan sumber manusia UTM di mana ianya menjadi panduan dalam menyediakan hala tuju melahirkan modal insan top notch, kompeten, berkualiti untuk memimpin dan melaksanakan program strategiknya serta penggunaan Petunjuk Amal Utama (KAI) sebagai instrument pengukuran pencapaian dan keberkesanan perancangan ini. Komunikasi secara meluas melalui sokongan pelbagai kaedah dinyatakan sebagai satu amalan terbaik yang berkesan dalam menyampaikan maklumat kepada semua lapisan staf. UTM turut mempunyai banyak amalan terbaik dalam menarik serta mengekalkan bakatnya melalui pelbagai prosedur yang mantap serta pelbagai insentif dan penghargaan kepada staf yang terbaik. Program Pembangunan Kepimpinan yang dilaksanakan oleh universiti berupaya untuk membentuk dan menghasilkan pemimpin yang kompeten dan komited dalam mengisi jawatan strategi pentadbiran dan akademik. Hasil dari audit pada 15-18 Ogos 2011, bidang ini mendapat 17 amalan terbaik dan 17 pengukuhan.

Tadbir Urus Akademik UTM dinyatakan dalam Perlembagaan dan Statut Universiti yang bergerak seiring dengan Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Pindaan 2009). Senat adalah badan tertinggi akademik yang melaksanakan peranan dan tanggungjawab sebagaimana yang diperuntukkan dalam Perlembagaan dan Statut Universiti. Panel Auditor mendapati lapan (8) Jawatankuasa Tetap Senat yang ditubuhkan oleh Senat berfungsi dengan berkesan bagi memastikan komitmen dan tanggungjawab dapat dilaksanakan selaras dengan sasaran pencapaian akademik yang telah ditetapkan. Penggunaan ICT di UTM sebagai penggerak utama semua program akademik juga disifatkan sebagai Amalan Terbaik dan boleh ditanda aras bagi membantu merealisasikan Tadbir Urus Akademik. Pusat-pusat kecemerlangan juga mempunyai niche areas yang mencerminkan tahap inovasi tinggi serta dapat menyerlahkan kecemerlangan pada peringkat antarabangsa. Berdasarkan audit terhadap struktur dan komposisi Senat serta peranan dan tanggungjawab Senat, bidang ini mencatatkan jumlah Amalan Terbaik tertinggi iaitu 21 amalan 16 Pengukuhan. Ini menunjukkan kesediaan Universiti dalam mewujud, menawar dan melaksanakan program pengajian berdasarkan sistem jaminan kualiti yang memenuhi keperluan audit institusi.